Il tracciamento degli asset consente alle aziende di identificare i propri beni, conoscerne l’ubicazione e documentare le movimentazioni tra sedi, reparti e utenti. Le informazioni raccolte, come numero seriale, assegnazione e stato del dispositivo, permettono di mantenere aggiornato l’inventario e facilitano le verifiche periodiche. Nel settore IT, la tracciabilità è particolarmente importante per gli audit informatici e per la gestione del parco hardware, dalla distribuzione dei dispositivi fino alla loro sostituzione o dismissione.
Cos’è il tracciamento degli asset
Il tracciamento degli asset comprende le attività con cui un’azienda identifica i propri beni e ne registra posizione, assegnazione, stato e movimentazioni nel tempo. Un inventario aggiornato permette di sapere quali beni sono presenti, dove sono stati registrati e a chi sono assegnati. Il monitoraggio può avvenire in occasione di consegne, trasferimenti e manutenzioni oppure, con tecnologie dedicate, attraverso rilevazioni automatiche più frequenti.
Il tracking è una parte della gestione degli asset, o asset management, che comprende anche acquisto, manutenzione, costi e dismissione. Il tracciamento si concentra sui dati che permettono di identificare e ritrovare i beni e di documentarne i passaggi. Queste informazioni aiutano l’azienda a decidere quali dispositivi riassegnare, sostituire o ritirare, senza basarsi soltanto su elenchi non aggiornati.
Come funziona l’asset tracking
L’asset tracking parte dall’identificazione del bene e dalla creazione della sua scheda. Le informazioni vengono poi aggiornate quando il dispositivo cambia sede, assegnatario o stato. Il processo può basarsi su registrazioni manuali, scansioni di etichette o rilevazioni automatiche, secondo il tipo di asset e la frequenza delle movimentazioni. Le fasi principali sono:
- assegnazione di un identificativo univoco e registrazione iniziale del bene;
- eventuale etichettatura con codice a barre, QR code o tag RFID;
- rilevazione di consegne, trasferimenti, interventi tecnici e rientri;
- aggiornamento dell’inventario con ubicazione, assegnazione, stato e data dell’evento.
Per un numero limitato di beni con pochi spostamenti può bastare una registrazione manuale. In contesti con molti dispositivi o sedi distribuite, la scansione dei codici rende più rapida la raccolta dei dati; i sistemi automatici rispondono invece a esigenze di rilevazione più frequente. La scelta dipende dalle movimentazioni, dalle informazioni richieste e dal costo dell’infrastruttura.
Identificazione dei beni e creazione dell’inventario
Ogni asset viene associato a un identificativo univoco, come il numero seriale del produttore o un codice interno. Questo riferimento collega il bene fisico alla relativa scheda e permette di distinguere dispositivi dello stesso modello. La scheda raccoglie le informazioni necessarie al controllo:
- tipologia, marca e modello del bene;
- numero seriale o identificativo interno;
- ubicazione registrata, come sede, edificio o reparto;
- assegnatario o reparto responsabile, quando pertinente;
- stato del bene e data dell’ultima verifica.
Il censimento iniziale costituisce la base dell’inventario. Se le schede riportano identificativi coerenti e dati confrontabili, gli aggiornamenti successivi risultano più agevoli e le differenze tra registro e beni presenti possono essere individuate durante le verifiche periodiche.
Tecnologie di tracciamento: QR code, RFID e GPS
Le tecnologie disponibili rispondono a esigenze diverse. Codici a barre e QR code consentono di identificare un bene quando viene scansionato; i sistemi RFID leggono i tag tramite onde radio, anche senza contatto visivo diretto. GPS e Bluetooth Low Energy possono invece supportare il rilevamento automatico della posizione o della prossimità, a seconda dell’infrastruttura adottata.
| Tecnologia | Informazione rilevata | Modalità di acquisizione | Impiego tipico |
|---|---|---|---|
| Codici a barre e QR code | Identificativo del bene | Scansione con lettore o smartphone | Inventari e passaggi registrati manualmente |
| RFID | Identificativo trasmesso via radio | Lettori fissi o portatili | Magazzini e rilevazione di più beni |
| GPS | Posizione geografica | Ricevitore satellitare e sistema di trasmissione dei dati | Beni mobili all’aperto e trasporti |
| Bluetooth Low Energy | Prossimità o posizione stimata | Beacon e ricevitori nelle aree coperte | Localizzazione in edifici e reparti |
I tag RFID passivi ricevono energia dal lettore, mentre i dispositivi attivi utilizzano un’alimentazione propria. I sistemi GPS e Bluetooth richiedono componenti e copertura adeguati per inviare o acquisire le rilevazioni. Una scansione QR o RFID non equivale, da sola, alla localizzazione continua del bene: registra una lettura nel luogo e nel momento in cui questa avviene. Per questo la tecnologia dipende dal livello di dettaglio che l’azienda vuole ottenere.
Registrazione degli spostamenti e aggiornamento dei dati
Quando un bene cambia sede, reparto o assegnatario, la registrazione dell’evento aggiorna la relativa scheda. Lo storico può riportare data, origine, destinazione e responsabile del passaggio, in base alle informazioni disponibili. Un archivio centralizzato permette di consultare i dati più recenti e ricostruire le movimentazioni documentate.
I controlli periodici confrontano l’inventario con i beni effettivamente presenti e segnalano eventuali differenze. Quando le registrazioni sono aggiornate, i report aiutano a conoscere la distribuzione degli asset per sede, individuare dispositivi non assegnati e ricostruire i trasferimenti. I risultati dipendono però dalla qualità delle informazioni inserite: uno spostamento non registrato non compare nello storico.
Vantaggi del tracciamento asset per le aziende
Il tracciamento migliora la visibilità sui beni già disponibili e aiuta a verificarne l’ultima ubicazione registrata prima di organizzare un trasferimento o un nuovo acquisto. L’identificazione univoca e lo storico delle assegnazioni riducono il rischio di errori nei censimenti e facilitano la ricerca dei dispositivi. Anche gli audit possono utilizzare informazioni già strutturate, senza ricostruire da zero ogni elenco.
I vantaggi dipendono dall’aggiornamento dei dati e dal metodo di rilevazione. Etichette, lettori e attività di censimento comportano costi iniziali; i sistemi automatizzati richiedono inoltre un’infrastruttura adeguata. Un inventario non aggiornato può riportare ubicazioni o assegnazioni superate, mentre una copertura incompleta può lasciare eventi non rilevati. Per questo la frequenza dei controlli viene definita in relazione alle movimentazioni e alla criticità dei beni.
Tracciamento degli asset IT aziendali
Nel parco informatico il tracciamento riguarda notebook, desktop, workstation, server, storage e altri dispositivi distribuiti tra sedi e utenti. In MGK Tech svolgiamo attività di audit e censimento degli asset IT: definiamo con il cliente le apparecchiature da verificare, identifichiamo i dispositivi e raccogliamo le informazioni tecniche previste dal progetto, anche quando il parco è distribuito su più sedi.
Durante il censimento registriamo i dati concordati in base alla tipologia di apparecchiatura. Tra le informazioni che possiamo rilevare rientrano:
- marca, modello e numero seriale del dispositivo;
- configurazione hardware, come processore, memoria e unità di archiviazione, quando prevista;
- sede e altre informazioni di ubicazione disponibili per il progetto;
- stato tecnico e risultati delle verifiche, se inclusi nell’intervento.
Se il cliente dispone già di un inventario, possiamo partire da quel documento per verificare, aggiornare o integrare i dati. Al termine organizziamo le informazioni rilevate in un report o inventario conclusivo, con il livello di dettaglio concordato. Questa attività offre una base documentale anche per i controlli di sicurezza: il controllo 5.9 della ISO/IEC 27002:2022 riguarda l’inventario delle informazioni e degli altri asset associati.
Quando il progetto comprende anche il ritiro dei dispositivi dismessi, colleghiamo il censimento alle attività di IT Asset Disposition. Identifichiamo gli asset presi in carico tramite numero seriale e documentiamo i passaggi della catena di custodia. Per i dispositivi che contengono dati, possiamo integrare la cancellazione sicura dei supporti e il relativo report, secondo le procedure concordate. Le linee guida NIST SP 800-88 Rev. 2 costituiscono un riferimento tecnico per la sanitizzazione dei supporti di memoria.
Nei nostri interventi di audit informatico censiamo gli asset IT, verifichiamo la corrispondenza con gli inventari aziendali e documentiamo le informazioni raccolte, dai numeri seriali alle ubicazioni e alle condizioni dei dispositivi. Questi dati aiutano le aziende a conoscere la composizione del parco hardware, pianificare i rinnovi e organizzare il rientro delle apparecchiature destinate al recupero e alla valorizzazione.